オンライン説明会のメリット・デメリットとは? 実施に際し注意するべきポイント3つ!

マーケティング

 

 

この時期、会社説明会等も増えてくるかと思いますが、昨今の状況を鑑みてオンラインでの実施に切り替える企業も多いと思います。内容は同じとはいえ、リアルとオンラインでは様々な違いがあります。今回は、オンライン説明会のメリットデメリット、注意するべきポイントをご説明します。

 

オンライン説明会のメリットとは?

 

1:参加してもらいやすい

交通費や移動時間をかけて慣れない場所で受けるリアル説明会に対して
デバイスと通信環境さえあれば参加できるのでハードルが低く参加者を集めやすいです。

 

2:実施コストが低い

会場費、印刷費、人件費などが必要でないため、
実施コストが低く、繰り返し実施することが可能です。

 

3:場所に依存しない

興味があれば全国から参加でき、またひとところに集まることがないので、
感染症対策にも有効ということが挙げられます。

特に1と2については非常に大きいメリットがあるので、
今後オンライン説明会は一般化していくと考えられます。

一方、リアル説明会にはない注意すべきポイントもあります。

 

 

オンライン説明会のデメリットは?

 

デメリット1:緊張感を保ちにくい

慣れた自宅や学校といった場所で、対面ではないのがオンライン説明会。いわば動画を視聴しているのと近い感覚なので、参加者の緊張感を保ちにくい面があります。ブラウザを閉じれば途中退席も簡単にできてしまうのです。

工夫1 短い時間で実施する

オンライン説明会はリアル説明会より短い時間――普段1時間で実施しているものは45分や30分程度ーーで実施することが多いです。

短い時間にするというのも集中力を保つ方法ではありますが、You Tubeで最もよく見られる動画は2~3分と言われるように、30分でもかなりの長尺。この緊張感を保ちにくいという参加者の状況を理解して、「飽きさせない工夫」をする必要があります。

飽きるという言葉はちょっと印象が悪いですが、途中で見るのをやめられてしまわないように、冗長にならないようにする、変化をつけるという工夫が必要です。

 

工夫2 タイムテーブルは明確に

いつどの話があるのか、いつ終わるのかを明確にして、それに沿った進行をしましょう。終了時間をオーバーしてしまうのもよくありませんし、短い時間で伝えるべきことを伝えるためにも、予定通り進行できるようにしましょう。

 

工夫3 動画コンテンツの活用

動画はBGMや効果音があったり、画面の大きな変化が出て、興味を惹くことができます。

さらにテンプレートで毎回説明するような内容は動画にしてしまうことで、使い回すことができ、説明会担当者の省力化も可能です。

 

工夫4 声のボリュームはリアルと同等に

PCを前に話すと普段会話しているような声量やトーンになりがちですが、マイクの位置を調整してちょっと声を張るとよいです。声を大きくすることでただの話し声から「何かを発信している声」に変わり、聞き流されにくくなります。

イメージとしては、「大学の講義調」ではなくTV番組のMCのような気持ちで話すと良いでしょう。

 

デメリット2:反応が見えない

当然ですが実施側は参加者の反応が見えない、フォローがしにくいというデメリットがあります。

 

工夫1 問いかけ・呼びかけを強化

チャットが活用できる場合には、積極的に取り入れるとよいでしょう。
難しい場合でも呼びかけ(例:皆さんはどう思いますか?)など を入れると良いと思います。

 

工夫2 次のステップを明確に

どうしてもただ動画を視聴しているだけになりがちなので、次のステップ、「資料を送る」「エントリーをする」などを明示します。

締め切りや提出方法なども具体的に説明しましょう。

(例:説明欄にあるリンクをクリックして、氏名・年齢・連絡先を記入して送信してください。)

 

工夫3 フィードバックを積極的にもらう

リアル展示会と同様ですが、フィードバックも重要。
紙の代わりにGoogleフォームなどを活用することでアンケートの実施も可能です。さらに、Googleフォームに回答した人だけに説明会資料ダウンロードができるように設定すると、回答率もUPすると思います。

 

デメリット3:通信環境に依存する

通信が弱いと快適に配信・視聴ができません。当然ですがオンライン説明会は通信環境に依存します。同じ回線でも接続しているデバイスやその日の天気によっても異なりますので、完璧な通信環境を用意するのは不可能。音声の途切れや映像の乱れは発生するものとして準備をする必要があります。

 

工夫1 通信速度チェックを忘れない

最低限配信側の環境は整えるべく、通信速度チェックはルーティーンにしておきましょう。専用のツールは必要ありません。

Googleの検索窓に「インターネット速度」と入力してみましょう。

検索結果の一番上にこのような表示が出てくるかと思います。「速度テストを実行」で、簡単にインターネット速度を計測してくれます。

アップロード時とダウンロード時のネット速度が計測されます。オンライン説明会などを行う場合は最低でも20Mbpsあるといいでしょう。10Mbpsを切ると配信が困難になります。

同じ回線に接続していても、通信速度は同時に接続しているデバイスの数や天候によっても左右されるので、毎回配信前に確認することをルーティーンにしておくといいでしょう。

 

工夫2 音声・映像が届いているか確認する

冒頭に音声・映像の確認は必須です。チャットが有効なら「音声届いていますでしょうか?」と呼びかけ、チャットで返答してもらってもよいでしょう。それが難しい場合は、別の端末で視聴画面を開いて、きちんと配信されているか確認してください。

 

工夫3 情報はできるだけ資料に記載

配信者がどれだけ準備しても、受信側の通信環境が悪ければどうしようもありません。音声が途切れてしまった場合でも、今何の話をしているのかが分かるよう、要点は資料に記載して視覚化しておきましょう。

 

いかがでしたでしょうか? 今回は気をつけるポイントをぎゅぎゅっとまとめてご紹介しました。次回は実践編として、具体的にやるべきことをご紹介したいと思います。

 

ライター:おまけ

 

【次の記事】

実践編オンライン説明会 失敗しない準備とコツ!


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