WEB商談を失敗しないための事前チェック5ポイント

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コロナウイルス感染症対策ですっかりおなじみになった「WEB商談」ですが、慣れないツールを使うのはちょっと苦労しますよね。音声が聞こえない、画面が固まる。共有したい資料が表示されずにてんやわんや。音声がないまま90分オンライン授業が行われて保護者大激怒の問題が発生した、なんてニュースもありました……。それらのミスが他人事では済まないWEB商談。そこで、今回はそんなWEB商談の失敗を減らし、スムーズに商談を進められるための開始前に確認すべきポイント5つをご紹介します。

 

 

1.ネット環境の確認。

インターネットは目に見えない分、確認が難しいものですよね。環境によっては接続が不安定で会議が中断してしまったり、映像が停止してしまった方も多いのでは? 意外と知られていないのですが、実は今、Googleで「インターネット速度」と検索するだけで簡単に今接続しているインターネット接続の速さがわかるのです! 10Mbpsあれば良し、20Mbpsあれば安定した通信が可能です。わざわざツールを導入しなくてもすぐできるので、会議前にチェックして快適な通信環境を確保しましょう。

2.カメラ・マイク・スピーカーの動作確認。

WEB商談中に会話が聞こえない・聞き取れない・映像が見にくい・見えにくいなどで困った方が多くいると伺いました。しかし、解決法は意外と簡単。Zoomの「設定」内の「オーディオ」でマイク・スピーカー・のテストができます。更に、「オーディオ」画面右下の「詳細」で「背景雑音の抑制」や「エコー除去」といった機能があるので、試してみてはいかがでしょうか? カメラ写りはWEB商談での数少ない視覚的情報ですので「設定」の「ビデオ」で実際の写りを確認し、よい構図をしっかり確保しましょう。また、「ビデオ」の「外見を補正する」でお肌の調子も補正でき、「バーチャル背景」で散らかった背景を隠すことも可能です。ただしバーチャル背景は人物や動くものに反応して保護を外してしまうので、テレワーク中の方は家族が後ろを通って映り込んでしまった、なんてことがないように注意です。

 

3.電源をしっかり確保できているか確認。

最近は1回の充電で1日保つような大容量バッテリーのノートパソコンが多くなり、忘れがちなのが電源の確保です。WEB商談やオンライン会議などの映像通信を使う作業は、普段以上にパソコンのバッテリーを使いますので、途中でPC「プッチン」なんてこともあります。残バッテリー量がしっかりあるか確認しましょう。ノートパソコンで会議をする場合は、電源につないだまま行った方が安心かもしれませんね。

 

4.PDF資料はWEBブラウザで開いておく。

これはちょっとしたテクニックなのですが、PDFとWEBサイト両方を共有したいとき、PDFをGoogle Chromeなどのブラウザで開くととても便利です。どういうこと? Zoomを例に見てみましょう。

WEBブラウザとPDFビューワーは別アプリのため、共有するときは切り替える必要がある

WEB商談ツールは資料共有をするとき、「画面共有」か「アプリ共有」を選択できます。画面共有ですと、デスクトップや開いているソフト・ファイルがすべて相手に見えてしまう状態になるので、社外の人に見られると困るような情報がうっかり目に入ってしまう可能性があるためおすすめできません。基本的に「アプリ共有」を使うと思います。このときたとえば自社サイトを見せながら会社概要を説明して、次に商材の資料PDFを見せて……というとき、PDFをAdobe AcrobatなどのPDFビューワーで開いてしまうと、一度ウェブブラウザの共有を切って、再度PDFビューワーを共有するという手間がかかってしまいます。WEBブラウザでPDFを開く方法はとても簡単で、WEBブラウザを開き、PDFをドラッグ・アンド・ドロップするだけ。事前に見せる予定のWEBサイトやPDFはWEBブラウザで開いておくとアプリの切り替えが必要なくなり、商談がスムーズに進みます。

 

5.動画共有のときは音声の共有・最適化を忘れない。

これは動画を共有するときに限りますが、ある設定を忘れて動画を共有してしまうと、相手は「音声が聞こえない」「動画がカクカク静止画に見える」というトラブルになってしまいます。ある設定というのは、音声の共有と最適化です。Zoomを例にして見てみると、共有の画面の下の方に、2つのチェック項目がありますね。

 

動画共有のときにはこの「コンピューターの音声を共有」「全画面ビデオクリップに最適化」2つにチェックを入れるのを忘れないでください。

 

いかがでしたか? 意外と基本的で簡単な項目ばかりですが、つい忘れてしまいそうな細かいポイントが多いですよね。WEB商談前はぜひこの記事を思い出して、5つのポイントをチェックしてみてください。また、WEB商談は相手の反応がわかりづらく、ついプレゼンターの一方的な説明になってしまうことがあります。商談する相手を飽きさせないために、途中で短い動画を見せるというのもアリです。スマートで記憶に残るWEB商談を行えるかどうかが、これからの時代WEB商談で突き抜けるための分かれ目となるのではないでしょうか。

ライター:プリンス


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